1. Objet et rôles
Le présent accord complète les conditions générales de vente. Il encadre les traitements de données personnelles réalisés par MANITY SRL (« MANITY ») pour le compte du Client dans le cadre du Service manitycare, conformément à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).
Pour ces traitements, le Client est responsable du traitement et MANITY est sous-traitant.
Seul le Client, par l'intermédiaire des Utilisateurs qu'il habilite, accède aux données de ses Patients et en est responsable. MANITY les héberge et les sécurise pour son compte, sans accéder à leur contenu.
Le présent accord ne couvre pas le compte du portail patient (identifiants et coordonnées gérés par le patient lui-même), pour lequel MANITY est responsable du traitement selon sa politique de confidentialité. Le Client peut conserver dans son Organisation sa propre version des coordonnées d'un Patient ; cette version relève du présent accord.
2. Description du traitement
| Objet | Fourniture du Service : réception des demandes, gestion des patients et des prises en charge, rendez-vous, documents et relances, communications avec les patients. |
|---|---|
| Nature des opérations | Collecte via les formulaires du Service, enregistrement, hébergement, consultation, organisation, envoi de notifications, export et suppression. |
| Personnes concernées | Patients du Client et leurs personnes de contact ; Utilisateurs du Client. |
| Catégories de données | Identité et coordonnées ; informations administratives de prise en charge ; données de santé : prescriptions, documents transmis, informations relatives aux soins, rendez-vous et matériel attribué ; données de connexion des Utilisateurs. |
| Durée | Durée de l'abonnement, puis période de restitution prévue à l'article 11. |
3. Instructions du Client
MANITY traite les données uniquement sur instruction documentée du Client. Les présentes, les CGV et l'utilisation du Service par le Client constituent ces instructions. MANITY informe immédiatement le Client si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.
MANITY n'utilise jamais les données des patients à ses propres fins, notamment commerciales ou publicitaires, et ne les vend pas.
4. Confidentialité
MANITY n'accède pas au contenu des données des Patients. Les opérations techniques nécessaires au Service (hébergement, sauvegardes, maintenance) sont réalisées sans consultation de ce contenu, par des personnes soumises à une obligation de confidentialité.
[CAS EXCEPTIONNEL À DÉFINIR : accès ponctuel sur demande écrite du Client pour résoudre un incident, limité au strict nécessaire et journalisé — ou aucun accès en aucun cas]
5. Mesures de sécurité
MANITY met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :
- cloisonnement strict des données par Organisation : un même patient suivi par deux organisations ne leur donne jamais un accès partagé ;
- chiffrement des échanges et chiffrement des documents stockés ;
- contrôle des accès selon le rôle de chaque Utilisateur ;
- journalisation des opérations et traçabilité de la provenance des données ;
- e-mails limités à des liens et informations, sans donnée de santé ni mot de passe ;
- sauvegardes [FRÉQUENCE ET DURÉE DE RÉTENTION] et procédure de restauration testée.
6. Hébergement des données de santé
Les données de santé sont hébergées en France, auprès d'hébergeurs certifiés Hébergeur de Données de Santé (HDS) conformément à l'article L.1111-8 du Code de la santé publique :
- l'application et sa base de données chez Scalingo, à Paris ;
- les documents, chiffrés, chez AWS, dans la région Paris.
Aucune donnée de santé n'est transférée hors de l'Union européenne.
7. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise MANITY à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :
| Sous-traitant | Prestation | Localisation des données |
|---|---|---|
| Scalingo SAS | Hébergement de l'application et de la base de données (HDS) | France, Paris |
| AWS (Amazon Web Services EMEA SARL) | Stockage chiffré des documents des patients (HDS) | France, Paris |
| Infomaniak Network SA | Envoi des e-mails aux patients et Utilisateurs (liens et informations, sans donnée de santé ni mot de passe) | Suisse |
| Cloudflare, Inc. | Diffusion des logos publics des professionnels (CDN) ; adresses IP techniques des visiteurs, aucune donnée de santé | Réseau mondial |
MANITY impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection équivalentes aux présentes. Elle informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pour un motif légitime et, à défaut d'accord, résilier son abonnement sans frais.
8. Assistance au Client
MANITY aide le Client, par des moyens techniques adaptés, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition). Si une demande parvient directement à MANITY, elle la transmet au Client sans la traiter elle-même.
MANITY fournit au Client les informations utiles à ses analyses d'impact et à ses échanges avec l'autorité de contrôle.
9. Violation de données
MANITY notifie au Client toute violation de données personnelles concernant les données traitées pour son compte, qu'elle survienne chez MANITY ou chez l'un de ses sous-traitants ultérieurs, dans les meilleurs délais et au plus tard [48 heures] après en avoir pris connaissance, y compris lorsqu'elle en est informée par ce sous-traitant. MANITY impose à chacun de ses sous-traitants ultérieurs de l'informer sans délai de toute violation. La notification décrit la nature de la violation, les données et personnes concernées, ses conséquences probables et les mesures prises ou envisagées, afin de permettre au Client de respecter ses propres obligations.
MANITY prend sans délai les mesures nécessaires pour contenir la violation et en limiter les conséquences. Par précaution, elle invite systématiquement les Utilisateurs du Client et les Patients concernés à modifier leur mot de passe.
10. Audits
MANITY met à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, notamment les attestations de certification HDS de ses hébergeurs. Le Client peut faire réaliser un audit, à ses frais, par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, moyennant un préavis de 30 jours et au plus une fois par an, sauf violation avérée.
11. Fin du contrat
À la fin de l'abonnement, le Client peut exporter ses données pendant 30 jours. MANITY supprime ensuite l'ensemble des données traitées pour son compte, y compris les copies, sauf obligation légale de conservation, et en atteste sur demande.
12. Engagements du Client
- Disposer d'une base légale pour chaque traitement et informer les patients de l'utilisation du Service.
- Ne collecter que les données nécessaires à la prise en charge.
- Gérer les accès de ses Utilisateurs et retirer sans délai ceux qui ne sont plus autorisés.
13. Durée et droit applicable
Le présent accord s'applique pendant toute la durée de l'abonnement et jusqu'à la suppression complète des données. Il est soumis au même droit et aux mêmes juridictions que les CGV.